• إدارة المشاريع إدارة المشاريع Project Management:
هو علم يهتم بضرورة تنظيم الموارد وإدارتها بأسلوب يتماشى مع تحقيق الأهداف المنشودة من مشروع ما مع الحرص على مراعاة كافة عوامل الجودة والتوقيت والتكلفة. ويٌقصد بالمشروع بأنّه مجموعة من العمليات والممارسات المقيدة بفترة زمنية معينة، أي أنّها تبدأ بتاريخ وتنتهي بآخر لغايات تحقيق منفعة أو تقديم منتج أو خدمة معينة سعياً لإحداث تغييرات ذات فائدة إو خلق قيمة مضافة.
تواجه إدارة المشاريع عدداً من التحديات خلال تنفيذ المشاريع، إذ يُشترط فيها ضمان إنجاز المشروع على أكمل وجه مع فرض ضرورة الالتزام بقيود معينة، بالإضافة إلى إلزام المشروع على أن يكون طموحاً، أي قادراً على تحقيق الوضع الأنسب في تخصيص المدخلات والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف المنشودة.
• تخطيط المشاريع
تُعرف هذه المرحلة بأنّها الإعداد المُسبق للأنشطة والممارسات، وتطوير الهيكلية التي سيكون عليها العمل لتُتخّذ فيما بعد وتصبح نموذجاً أساسياً يحتذى به لتنفيذ المشروع، ويمكن الاستفادة منه في وقت لاحق عند البدء بتقييم المشروع ليصار إلى مقارنته بالمقاييس النظامية للكفاءة.
• تقييم المشاريع
تُعرف مرحلة تقييم المشاريع بأنّها سلسلة من العمليات القياسية الممارسة على مجموعة من المؤشرات التي تؤكد على أنّه تم تحقيق ما تم التخطيط له مسبقاً بشكل فعلي. وتحظى مرحلة التقييم والتخطيط بأهمية بالغة في حياة المشروع إذ إنّها ترتبط فيما بينها بعلاقة وثيقة كونها عمليات إجرائية وذات أبعاد إدارية وفنية، بالإضافة إلى ذلك فإنّهما عمليتان معقدتان ومركبتان تتطلبان زمناً وجهداً كبيرين لإتمامهما لذلك لا بد من توفر جهد جماعي لذلك.
• يُشترط في أي مشروع قيد الإنشاء أن يُسلط الضوء على مرحلة تقييم المشروع؛ وذلك بتحديد جدول تُدرج فيه أسماء الأشخاص المقيمين له والمؤشرات المستخدمة في الفحص، والمصادر التي ستستمد منها المعلومات الضرورية لذلك. كما أنّ المشروع يخضع للتقيم مرتين خلال فترة إقامته، مرة أثناء التنفيذ ويتم خلالها مقارنة الوضع الراهن مع مخطط سير المشروع وتعرف هذه الخطوة بمتابعة المشروع، والثانية بعد التنفيذ وفيها يتم مقارنة ما تم التوصل إليه نهائياً من نتائج.
• معايير تقييم المشاريع
1. المراجعة المستمرة المراجعة المستمرة On-Going Reviews:
تتطلب المشاريع استمرارية في مراجعة الأنشطة والممارسات فيها بواسطة أعضاء فريق المشروع، إذ يعتبر ذلك جزءاً من برنامج تأكيد الجودة المستمرة، ولا بد من إخضاع العمليات لفحص الجودة بدقة عالية من قِبل العاملين، وتقع المسؤولية على عاتقهم في مساعٍ لتنمية روح الالتزام بالعمل والدقة والجدية في إنجازه.
يٌشترط في المراجعة المستمرة تضمنها لعددٍ من المعايير الموجودة ضمن عقد المشروع ليصار إلى تطبيقها وفق مخططات العمل وبالأخص ما يتعلق بتعليمات السلامة وقضايا الأمان، ومتطلبات الترخيص، واعتبارات البيئة، بالإضافة إلى المتطلبات القانونية.
2. الفحوصات الدورية الفحوصات الدورية Periodic Inspections
تُوكل لقادة الفرق ومشرفي الوحدات الوظيفية ومفتشي الجودة مسؤولية القيام بمراجعة عمل الفريق بشكل دوري، ويأتي ذلك سعياً للتحقق من أنّ الأعمال المنفذة قد حققت أهداف المشروع أم لا، ومن الممكن أن يتم مراجعتها يومياً أو أسبوعياً أو شهرياً وفقاً لما يتطلبه المشروع.
3. تقييمات الأحداث الهامة تقييمات الأحداث المهمة Milestone Evaluations
حيث تشترط المشاريع وجود عددٍ من التقييمات الإضافية المطلوب تنفيذها فور الوصول إلى أحداث هامة في المشروع ومن بينها اختتام مرحلة رئيسية في مراحل المشروع، وتأتي هذه المرحلة لغايات المصادقة الرسمية على إنجاز العمل وفقاً للمقرر في الجدول وبالتالي إكمال المشروع وفقاً للمواصفات.
4. التدقيق الختامي للمشروع Final project Audit :
يجب القيام بعملية تدقيق نهائي عند اختتام المشروع، لهدف التأكد من أن كل شيء قد اكتمل حسب موافقة كل من العميل، والزبون، وفريق المشروع. ويقدم هذا التدقيق معلومات يمكن استخدامها عند اختتام المشروع وقبوله. وهو أيضا مناسبة لجمع الدروس المتعلمة خلال فترة إنجاز المشروع، وتوثيق هذه الدروس: ما الأمور التي قمنا بها بشكل صحيح؟ ما الذي يمكن تحسينه؟ ما الذي يمكن تعلمه من هذا المشروع للمساعدة في المشاريع القادمة؟
• محددات تقييم المشروع
إن كل واحدة من أدوات تقييم المشروع، المذكورة آنفا، يجب أن تأخذ بالحسبان الاعتبارات التالية:
1. جودة العمل Quality of Work :
يفترض في كل عملية تقييم أن تعمل على مراجعة ما تم إنجازه من العمل، بهدف التأكد من أنه قد أنجز طبقا للمواصفات، خاصة وأن العقد المبرم بشأن المشروع يتضمن مجال المشروع، ومواصفات الجودة التي يجب تحقيقها. كذلك، يجب أن تحدد عملية التدقيق ما إذا كان قد تم الحفاظ على الجودة بشكلها المناسب، أو أنها قد حدثت بشأنها تسوية ما كي تتحقق أهداف الجدول الزمني والكلفة.
2. أداء الفريق Team Performance :
يعرف المتابعون للأنشطة الرياضية أن أعضاء تلك الفرق يقومون، عادة وبشكل دوري، بمشاهدة أفلام تصور المباريات التي خاضوها، وذلك بهدف تقييم أدائهم، ومعرفة المجالات المطلوب منهم تحسينها. وبدون القيام بهذا النوع من المراجعة، فإن أداءهم سيكون غاية في السوء.
والأمر نفسه ينطبق على فريق المشروع، الذين يحتاجون دائما إلى القيام بعملية تقييم لمعرفة ما إذا كانوا ينفذون ما هو موكول إليهم بأقصى ما يستطيعون من الجودة. ومثل هذه المراجعات يمكن القيام بها من قبل أعضاء فريق المشروع، أو من قبل مدير المشروع، أو من قبل مدقق مستقل.
كذلك، يمكن القيام بتدقيق أداء الفريق من خلاله المقارنة مع الأداء الماضي. فإذا كان يتم جمع البيانات تقدم تأريخا يمكن مقارنة الأداء الحالي معه. ومن المؤكد أن هذه المقارنة على مدار الوقت، سوف تبين ما إذا كان أداء الفريق موضع تحسن أو تدن.
والتصوية Benchmark أداة أخرى من أدوات التدقيق، إذ يمكن مقارنة أداء الفريق بأداء فرق الشركات الأخرى أو بمعايير الصناعة. والتصوية هي عملية تحديد معيار أو نقطة مرجعية لقياس الجودة أو الأداء. ويمكن استخدام المسوحات أو التقارير الخاصة بالشركات المشابهة، والتي تبين مستويات الأداء أو الجودة لديها، كنقطة مرجعية لتقييم مشروع تقوم أنت بتنفيذه.
فعلى سبيل المثال، إذا كان معيار الصناعة لبناء مبنى مشابه هو مائة وخمسون دينارا للمتر المربع الواحد، فعندها يمكن قياس النتائج المتحققة في المشروع مع المائة وخمسين دينارا لمعرفة ما إذا كانت الأمور لديك تسير بالشكل الصحيح.
3. حالة المشروع Project Status:
تعمل مراجعة حالة المشروع على مقارنة النتائج المخططة مع النتائج الفعلية المتحققة، وبيان الانحرافات. وهي بمثابة تقرير عن أي انحرافات تحدث في الجدول الزمني، أو الكلفة، أو المجال، أو الأداء، أو ما إذا كان من المحتمل أن يظهر مثل هذا الأمر في المستقبل. ويجب أن تولي الأنشطة الواقعة على المسار الحرج اهتماما خاصا، لأن أي تأخير في هذه الأنشطة سيتسبب في تأخر المشروع، ما لم يتم إكمال الأنشطة التالية خلال وقت أقل مما هو مجدول زمنيا. كذلك، يجب القيام بمراجعة خاصة للأنشطة ذات المخاطرة العالية. وخلاصة القول: إن تحديد المشكلات والتخفيف منها مبكرا يعمل على الحد من أثرها على المشروع.
