نظم الارشفة

التصنيف والفهرسة:
هو جمع المحفوظات وترتيبها في مجموعات متشابهة ذات خصائص وسمات متشابهة وتليها مرحلة الترميز وهي مرحلة وسطى بين التصنيف والفهرسة وهي تصميم المعادلة الخاصة بالترميز أو تطبيق المعادلات المطبقة تأتي الفهرسة تاليا ويوضع من خلالها الفهارس المعتمدة وهي بيان لما تتضمنه وحدات التصنيف وما يقابلها من ترميز وذلك لسرعة الوصول إلى الوثيقة

الترفيف والتنظيم والحفظ:
يتم بها ترتيب الأوراق والوثائق في الأوعية والأجهزة الخاصة بها بطرق فنية سليمة ويتم بها تثبيت أماكن الحفظ لكي يتمكن المؤرشفون فيما بعد من تطبيق النظام فيما يأتي تباعا من سجلات مراد أرشفتها

التكويد:
تعتبر هذه المرحلة هي أولى مراحل التحول إلى الرقمية حيث يتم إضافة رموز الباركود إلى الوثائق وذلك لسهولة جرد الأرشيف أو إخراج أو استرجاع الوثيقة إلى المكان مما يساعد على تسريع عمليات العودة إلى المحفوظات مما يقلل التكلفة بالتبعية

نظام آلي للاستلام والتسلم:
يمكن تطبيق بعض النظم لتحويل الأرشيف أو استخراج الوثائق منه يدار آليا بتطبيق نظام إلكتروني بسيط يتم فيه إدخال رمز الوثيقة المطلوبة ويتم استخراجها آليا

نظام تتبع الوثائق:
يتم مزج تقنية الـ RFID مع نظم الأرشفة للعمل على تتبع الوثيقة داخل نطاق مكاني محدد فمن الممكن أن يتم تحديد المكان الخاص بالوثيقة على رسم هندسي للمكان أو من الممكن تطبيق الفكرة كإضافة لتأمين المحفوظات فعند خروجها من نطاقها المفوض لها يتم إطلاق إنذار ويمكن منح أشخاص محددة التفويض للتعامل مع الوثيقة.

نظام الارشفة الالكترونية :

نظام يقوم بتخزين وحفظ وفهرسة الوثائق والملفات إلكترونيا وإصدار تقارير تفصيلية لجميع البيانات المختلفة وإمكانية استعراضها في أي وقت ومن أي مكان.

المواصفات العامة لنظام الأرشفة الإلكتروني:

1. إمكانية إنشاء هيكلية شجرية تحتوي على عدد لانهائي من المجلدات الرئيسية والفرعية (مجلدات متشابكة) .
2. قابلية النظام على إستيعاب عدد لانهائي من الملفات والوثائق والسجلات والخرائط….الخ
3. إمكانية نقل الملفات بين المجلدات أو نسخها أو نقل الملفات كمختصرات ضمن الصلاحيات المتاحة.
4. إمكانية ربط المستندات أو الملفات ذات العلاقة بملفات أخرى.
5. إمكانية إصدار ملفات أو مستندات جديدة مرتبطة مع ملفات مخزنة سابقا, وإمكانية الوصول الى النسخ السابقة بسهولة.
6. إمكانية الإستيراد من خارج النظام وكذلك التصدير الى القرص الصلب أو المرن ضمن الصلاحيات المتاحة للمستخدم.
7. إمكانية إضافة أو إلغاء بعض الأيقونات على الشاشة حسب رغبة المستخدم.
8. قابلية النظام للتعامل مع الملفات الإلكترونية (مايكروسوفت وورد, إكسل …… الخ) وأرشفتها كملفات إلكترونية أو تحويلها الى صور والتعامل ومعها كصور مخزنة في نظام الأرشفة الإلكترونية وكذلك إمكانية التعامل مع ملفات ذات إمتداد PDF (Acrobat) وتحويلها الى صور ذات إمتدادTIFF.
9. إمكانية نقل الصور وإعادة تنظيم المستندات وترتيب الصفحات داخل المستند.
10. إمكانية طباعة صفحات من المستند أو طباعة كامل المستند.
11. إمكانية تكبير وتصغير الوثيقة.
12. إمكانية التحرك عبر صفحات المستند/السجل, وكذلك إمكانية الذهاب الى صفحة مرقمة بشكل مباشر.
13. تسمية مباشرة للمستندات أو إمكانية الإستفادة من التسمية الأتوماتيكية التي يدعمها الأرشفة الإلكترونية.

التحول الرقمي
هو عملية تحويل الكم المتراكم (المستندات والوثائق) إلى صور ومستندات إلكترونية وترتيبها وحفظها على اسطوانات ضوئية (CD/DVD). وتعتبر عملية التحويل الرقمي أولى مراحل التحول الى الرقمية (Digitizing) أو ما يطلق عليه الأرشفة الإلكترونية

وتدعم هذه المشروعات مجموعة من الأدوات التكنولوجية المتطورة

1. أجهزة المسح الضوئي للميكروفيلم (Microfilm Scanners) وأجهزة المسح الضوئي المتعدد الوظائف (Multi-functional Scanner) والتي تستخدم في تحويل المستندات والوثائق الورقية الى صور ومستندات رقمية
2. بالإضافة الى المهارات الفنية المدعمة بالدراية والخبرة الفنية في تنفيذ هذه الأعمال وتشمل
3. عمليات الجرد والحصر للكم المتراكم
4. عمليات الترميم واستراتيجيات الحفظ للمستندات ذات الحساسية
5. عمليات المسح الضوئي وتحسين المخرجات ومراقبة جودتها
6. عمليات الفهرسة والتكشيف للمستندات
7. عمليات الترقيم والتنظيم الإلكتروني للوثائق الرقمية
8. تصميم برامج الأرشفة وتدفق العمل التي تلائم كل مشروع وإدخال البيانات المفهرسة للصور الرقمية بواسطة فريق عمل إدخال البيانات التابع للشركة

أهم الفوائد الارشفة الالكترونية:

1. عمل مخزن دائم للوثائق محفوظ من الضياع وقليل الحجم وسهل التنقل لحفظه أو استخدامه.

2. مرونة النظام في تصميم تقسيماته وحقوله حسب طبيعة الوثائق وطبيعة نشاط المنشأة.

3. الوصول السهل والسريع جدا إلى الوثيقة إلكترونيا.

4. أرشفة الوثائق مركزيا بحيث يتم استعراض أي وثيقة (خاصة بفرع معين في أي مدينة ) من أي مكان من فروع الشركة اما بالشبكة الداخلية LAN , أو باستخدام الشبكة الموسعة WAN.

5. أن الوثائق في نظام الأرشفة الإلكترونية تعتبر دليل قانوني يمكن الإحتجاج به في المرافق كصورة فاتورة المبيعات الموقعة من قبل العميل فالتوقيع حجة.

6. إحكام الرقابة على وثائق الشركة بحفظها وتحديد صلاحيات استخدامها.

7. تراسل الوثائق المسموح بتداولها بين المستخدمين آليا بواسطة النظام.

8. سهولة إنشاء بطاقات فهرسة تحتوي على حقول تدعم خيارات البحث المتقدم بناء على نوعية الوثائق أو بناء على الجهات والادارات والاقسام والمستودعات.

خيارات البحث:

1. سهولة إنشاء بطاقات فهرسة تحتوي على حقول تدعم خيارات البحث المتقدم بناء على نوعية الوثائق أو بناء على الجهات والادارات والاقسام والمستودعات.
2. إمكانية تخصيص بطاقات الفهرسة (القوالب) على مستوى المجلدات أو الوثائق.
3. إمكانية إستخدام البحث الأساسي أو البحث المتقدم حيث أن الفرق بينهما كما يلي:
a. إمكانية البحث عن كلمة داخل النص بعد معالجة الصور وتمييز النصوص ضوئيا حيث أن هذه الخاصية تمكن المستخدم من البحث عن كلمة, كلمة أو كلمة, كلمة داخل جملة

4. إمكانية التعامل مع جميع أنواع الوثائق وجميع المقاسات (A0, A2, A3, A4, A8, Letter وكذلك إمكانية التعامل مع الخرائط الهندسية والمخططات….الخ

5. يعمل النظام مع جميع أنواع الماسحات الضوئية, ويدعم جميع أنواع المساندة للماسحات الضوئية (ISIS,

6. إمكانية التكامل والإستفادة من الباركود في عملية تصنيف المستندات أثناء عملية المسح الضوئي.