🔹 2. Outreach Specialist (Business Dev/ SDR)

🎯 الهدف:
 تحويل الـ Leads إلى Meetings

📌 المهام:

  • مكالمات يومية (Cold Calls)
  • إرسال WhatsApp / LinkedIn
  • تأهيل العميل (Qualification)
  • حجز Meetings للـ Closers

📊 KPIs:

  • 50–80 Call يوميًا
  • 20–30 Conversations
  • 8–15 Meetings Booked

📞 Outreach Specialist (SDR / Telesales) – Operating Manual

1. 🎯 الهدف من الدور

يهدف دور مسؤول التواصل (Outreach Specialist) إلى تحويل العملاء المحتملين (Leads) إلى فرص بيع فعلية من خلال التواصل المباشر، التأهيل الذكي، وحجز الاجتماعات لفريق الإغلاق (Closers).

هذا الدور يمثل نقطة التحول من “بيانات” إلى “فرص حقيقية داخل الـ Pipeline”.

2. 📌 المسؤوليات الرئيسية

2.1 التواصل الأولي (Initial Outreach)

تنفيذ تواصل يومي مع العملاء المحتملين من خلال:

  • المكالمات الهاتفية (Cold Calls)
  • رسائل WhatsApp
  • رسائل LinkedIn

2.2 التأهيل (Lead Qualification)

تحليل العميل أثناء التواصل لتحديد:

  • مدى اهتمامه بالمشاركة في المعرض
  • مدى توافقه مع الفئة المستهدفة
  • قدرته على اتخاذ القرار أو التأثير فيه

2.3 حجز الاجتماعات (Meeting Booking)

  • إقناع العميل بحجز Meeting مع فريق المبيعات
  • تحديد موعد مناسب
  • تأكيد الحضور قبل الاجتماع

2.4 إدارة المتابعة (Follow-up)

  • متابعة العملاء الذين لم يردوا
  • إعادة التواصل مع العملاء المهتمين
  • تسجيل كل التفاعلات داخل CRM

3. 🧠 استراتيجيات التواصل الفعّال

3.1 الاتصال البارد (Cold Calling Strategy)

  • أول 10 ثواني = تحديد مصير المكالمة
  • استخدام Opening واضح وقوي
  • تجنب البيع المباشر في البداية
  • التركيز على إثارة الفضول

3.2 التواصل متعدد القنوات (Multi-Channel Outreach)

يجب استخدام أكثر من قناة لنفس العميل:

  • مكالمة + WhatsApp
  • LinkedIn + Follow-up Message

الهدف:
زيادة احتمالية الرد والتفاعل

3.3 قاعدة الـ 5 Follow-ups

أي Lead لا يرد من أول مرة لا يتم إهماله، ويتم:

  • 5 محاولات Follow-up على الأقل
  • توزيعها خلال عدة أيام
  • تغيير طريقة الرسالة في كل مرة

3.4 التوقيت الذكي للتواصل

أفضل أوقات التواصل:

  • من 11 صباحًا إلى 2 ظهرًا
  • من 5 مساءً إلى 8 مساءً

4. 🛠️ الأدوات المستخدمة

أدوات التواصل:

  • الهاتف (Calls)
  • WhatsApp Business
  • LinkedIn Messaging

أدوات الإدارة:

  • CRM (HubSpot / Zoho / Notion)

أدوات المساعدة:

  • Truecaller (تأكيد الأرقام)
  • Google Calendar (تنظيم الاجتماعات)

5. 📊 نظام التأهيل (Qualification Framework)

يتم تقييم العميل أثناء المكالمة بناءً على:

🔹 1. الاهتمام

  • هل مهتم بالمجال؟
  • هل سأل أسئلة؟

🔹 2. النشاط

  • هل لديه براند/خدمة نشطة؟
  • هل يعلن أو يبيع؟

🔹 3. القدرة

  • هل لديه ميزانية؟
  • هل شارك في معارض قبل ذلك؟

🔹 4. القرار

  • هل هو صانع القرار؟
  • أم يحتاج الرجوع لشخص آخر؟

6. 📞 سيناريو المكالمة (Call Flow)

1. Opening

  • تعريف سريع بالنفس
  • سبب الاتصال

2. Hook

  • جملة تثير الاهتمام
    (مثال: “بنتواصل مع براندات في مجالكم بخصوص فرصة قوية في السوق”)

3. Qualification

  • طرح أسئلة لفهم العميل

4. Pitch (مختصر)

  • شرح بسيط عن المعرض

5. Close (Meeting Booking)

  • طلب واضح لحجز Meeting

7. ⚙️ نظام العمل اليومي

يلتزم الموظف بالمهام التالية يوميًا:

  • 50 – 80 مكالمة
  • 30 – 50 رسالة (WhatsApp / LinkedIn)
  • 10 – 20 Follow-up
  • تسجيل كل التفاعلات داخل CRM

8. 📈 مؤشرات الأداء (KPIs)

  • عدد المكالمات: 50 – 80 يوميًا
  • عدد المحادثات الفعلية: 20 – 30
  • عدد الاجتماعات: 8 – 15
  • معدل التحويل من Call إلى Meeting
  • معدل الاستجابة (Response Rate)

✅ 9. Outreach Quality Checklist

يتم تقييم أداء التواصل يوميًا باستخدام القائمة التالية:

🔹 جودة المكالمات

  • تم تنفيذ عدد المكالمات المطلوب
  • تم استخدام Script واضح
  • تم تقديم Opening قوي
  • تم طرح أسئلة Qualification

🔹 جودة المحادثات

  • تم التفاعل الحقيقي مع العميل (ليس قراءة Script فقط)
  • تم فهم احتياجات العميل
  • تم تحديد مستوى اهتمام العميل

🔹 إدارة المتابعة

  • تم تنفيذ Follow-ups
  • تم تنويع الرسائل
  • لم يتم إهمال أي Lead

🔹 تسجيل البيانات

  • تم تسجيل كل التفاعلات في CRM
  • تم تحديث حالة Lead
  • تم تحديد (Hot / Warm / Cold)

🔹 النتيجة النهائية

  • تم حجز Meetings يومية
  • جودة Meetings عالية (Qualified)

🔥 قاعدة إلزامية:

أي مكالمة بدون:

  • Qualification
  • أو محاولة حجز Meeting

❌ تعتبر مكالمة غير مكتملة

10. 🧠 قواعد العمل الأساسية

  • لا تبيع في أول مكالمة — الهدف هو حجز Meeting
  • العميل لا يرد من أول مرة ≠ غير مهتم
  • المتابعة أهم من المكالمة الأولى
  • كل Lead له طريقة مختلفة في الإقناع
  • الجودة في المحادثة أهم من عدد المكالمات فقط

11. 🚀 الهدف النهائي للدور

تحويل أكبر عدد ممكن من Leads إلى Meetings مؤهلة (Qualified Meetings)، مما يرفع كفاءة فريق المبيعات ويزيد من معدلات الإغلاق والإيرادات.